Rechnungsgenerator
Der Rechnungsgenerator ist ein kostenloses Online-Tool, das es dir ermöglicht,
professionelle Rechnungen einfach und schnell zu erstellen. Das Tool exportiert
Rechnungen als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, sodass du sie später wieder
importieren und bearbeiten kannst.
Erste Schritte
Der Rechnungsgenerator funktioniert nach einem einfachen Prinzip:
- Absender: Gib deine Firmeninformationen ein (optional mit Logo)
- Empfänger: Füge die Kundeninformationen hinzu
-
Positionen: Definiere die Rechnungspositionen mit Menge, Einheit und
Preis
- Einstellungen: Passe Steuersätze, Daten und weitere Details an
-
Vorschau: Betrachte die Rechnung als PDF im Browser (ohne Download)
- Export: Exportiere als PDF mit eingebetteten XML-Daten
💡 Tipp: Du kannst eine Beispielrechnung laden, um das Tool zu
erkunden.
Tastatur-Shortcuts
Für schnelle Navigation zwischen den Tabs kannst du die Pfeiltasten verwenden:
- ← Pfeiltaste: Zum vorherigen Tab
- → Pfeiltaste: Zum nächsten Tab
Hauptmerkmale
Vollständige Rechnungsdaten
Der Generator erfasst alle wichtigen Informationen für eine professionelle Rechnung. Du
kannst neben den Basis-Daten auch optional Steuernummern, IBAN, BIC und weitere
Kontaktinformationen speichern.
Flexibles Positionssystem mit Netto/Brutto-Eingabe
Füge beliebig viele Rechnungspositionen hinzu. Jede Position kann mit Beschreibung, Menge,
Einheit und Einzelpreis definiert werden. Die Berechnung erfolgt automatisch.
Duale Preiseingabe: Du kannst entweder den Netto- oder den Bruttopreis
eingeben. Der andere Preis wird automatisch basierend auf dem Steuersatz berechnet. Wenn du
den Steuersatz änderst, passt sich der Bruttopreis automatisch an (der Nettopreis bleibt
konstant).
Beispiel:
Wenn du einen Nettopreis von €10.00 mit 19% Steuersatz eingibst, wird der Bruttopreis
auto-matisch auf €11.90 berechnet. Wenn du den Bruttopreis änderst, wird der Netto-preis
entsprechend neu berechnet.
Anpassbarer Steuersatz
Definiere den Steuersatz für deine Rechnung. Die Berechnung der Steuern erfolgt automatisch
auf Basis der Zwischensumme.
Firmenlogo
Lade dein Firmenlogo hoch und es wird automatisch in der Rechnung angezeigt. Dies gibt
deinen Rechnungen ein professionelleres Aussehen.
Mehrsprachige Unterstützung
Das Tool ist verfügbar auf Deutsch und Englisch und passt die Rechnungstexte automatisch an
deine aktuelle Spracheinstellung an.
Template-System für Kopf- und Fußtext
Im Kopftext und Fußtext kannst du Platzhalter verwenden, die beim PDF-Export automatisch
durch die tatsächlichen Werte ersetzt werden. Dies ermöglicht personalisierte und dynamische
Rechnungstexte.
Beispiel: "Sehr geehrter [%RECIPIENT_NAME%], bitte überweisen Sie
[%TOTAL%] bis zum [%DUE_DATE%] auf [%IBAN%]."
Ergebnis im PDF: "Sehr geehrter Kundenname GmbH, bitte überweisen Sie
€238.00 bis zum 15.02.2024 auf DE89370400440532013000."
Verfügbare Template-Platzhalter
Die folgenden Platzhalter können in Kopf- und Fußtext verwendet werden:
| Kategorie |
Platzhalter |
Beschreibung |
| Absenderinformationen |
[%SENDER_NAME%] |
Name des Absenders |
[%SENDER_STREET%] |
Straße und Hausnummer |
[%SENDER_POSTAL_CODE%] |
Postleitzahl |
[%SENDER_CITY%] |
Stadt |
[%SENDER_COUNTRY%] |
Land |
[%SENDER_EMAIL%] |
E-Mail-Adresse |
[%SENDER_PHONE%] |
Telefonnummer |
[%SENDER_TAX_NUMBER%] |
Steuernummer |
| Empfängerinformationen |
[%RECIPIENT_NAME%] |
Name des Empfängers |
[%RECIPIENT_STREET%] |
Straße und Hausnummer |
[%RECIPIENT_POSTAL_CODE%] |
Postleitzahl |
[%RECIPIENT_CITY%] |
Stadt |
[%RECIPIENT_COUNTRY%] |
Land |
| Rechnungsinformationen |
[%INVOICE_NUMBER%] |
Rechnungsnummer |
[%INVOICE_DATE%] |
Rechnungsdatum |
[%DELIVERY_DATE%] |
Lieferdatum |
[%DUE_DATE%] |
Fälligkeitsdatum / Zahlungsziel |
[%SERVICE_LOCATION%] |
Leistungsort |
| Bankverbindung |
[%BANK_NAME%] |
Name der Bank |
[%IBAN%] |
IBAN |
[%BIC%] |
BIC der Bank |
| Beträge |
[%SUBTOTAL%] |
Zwischensumme (netto) |
[%TAX_AMOUNT%] |
Steuerbetrag |
[%TOTAL%] |
Gesamtsumme (brutto) |
💡 Tipp: Kopiere einfach einen Platzhalter aus der Tabelle und füge ihn
in deinen Kopf- oder Fußtext ein. Beim PDF-Export wird er automatisch ersetzt.
Vorschau & Export-Optionen
PDF-Vorschau
Betrachte deine Rechnung als vollständige PDF-Vorschau im Browser, bevor du sie exportierst.
Die Vorschau öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und zeigt dir genau, wie die finale
Rechnung aussehen wird – inklusive Logo, QR-Code (falls aktiviert) und allen Formatierungen.
💡 Tipp: Nutze die Vorschau, um deine Rechnung vor dem Versenden zu
überprüfen. So kannst du Tippfehler oder Formatierungsprobleme erkennen, bevor du die
PDF herunterlädst.
Workflow: Erstelle die Rechnung → Vorschau anzeigen → Fehler
korrigieren → Erneut Vorschau → Exportieren
ℹ️ Info: Die Vorschau-PDF wird nicht heruntergeladen, sondern nur im
Browser angezeigt. Über den Browser-PDF-Viewer kannst du die Vorschau aber auch
speichern oder drucken, falls gewünscht.
PDF-Export mit eingebetteten XML-Daten
Exportiere deine Rechnung als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Metadaten. Die PDF enthält ein
vollständiges Rechnungslayout und ist sofort zum Ausdrucken oder Versenden geeignet.
Gleichzeitig sind alle Rechnungsdaten unsichtbar in der PDF gespeichert, sodass du die Datei
später wieder importieren und bearbeiten kannst.
💡 Tipp: Der Dateiname wird automatisch aus der Rechnungsnummer und dem
Nachnamen des Kunden generiert (z.B. "RE-2024-001_Mueller"). Du kannst den Dateinamen
vor dem Export nach Belieben anpassen.
Vorteile: Nur eine Datei nötig! Die PDF ist sowohl für den Kunden
lesbar als auch für dich editierbar. Keine separaten XML-Dateien mehr notwendig.
ℹ️ Info: Die XML-Daten werden als Metadaten in der PDF gespeichert und
sind für den Empfänger nicht sichtbar. Nur wenn du die PDF wieder in den Generator
importierst, werden die Daten ausgelesen und alle Felder wiederhergestellt.
PDF-Import
Importiere eine zuvor exportierte PDF-Rechnung, um sie zu bearbeiten oder als Vorlage für
neue Rechnungen zu verwenden. Das Tool extrahiert automatisch alle eingebetteten XML-Daten
aus der PDF.
💡 Tipp: Nutze den Import, um wiederkehrende Rechnungen zu erstellen.
Importiere einfach eine alte Rechnung, passe die Positionen und das Datum an, und
exportiere sie erneut.
Verwendungsszenarien
Wann ist dieses Tool besonders nützlich?
-
Freiberufler und Selbstständige: Erstelle schnell professionelle
Rechnungen für deine Kunden
-
KMUs ohne Rechnungssystem: Nutze es als einfache Alternative zu
teuren Buchhaltungssystemen
-
Gelegentliche Rechner: Für diejenigen, die nur ab und zu eine
Rechnung schreiben müssen
-
Mehrsprachige Unternehmen: Erstelle schnell Rechnungen in Deutsch
oder Englisch
Tipps & Best Practices
-
Rechnungsnummern: Nutze eine konsistente Numbering (z.B.
RG-2025-001, RG-2025-002)
-
Einheiten: Verwende standardisierte Einheiten (z.B. "Stunden",
"Stück", "Projekt")
-
Netto vs. Brutto: Wähle für jede Position den passenden Preistyp.
Gebe entweder den Netto- oder Bruttopreis ein – der andere wird automatisch
berechnet. Bei B2B-Geschäften meist netto, bei B2C oft brutto eingeben.
-
Automatische Berechnung: Wenn du den Steuersatz änderst, passt sich
der Bruttopreis automatisch an – der Nettopreis bleibt unverändert
-
Daten speichern: Exportiere regelmäßig als PDF zur Sicherung – die
XML-Daten sind bereits enthalten
-
Logo-Größe: Verwende Logos mit gutem Kontrast und angemessener
Größe für beste Ergebnisse
-
Zahlungsbedingungen: Definiere klare Zahlungsbedingungen und
Fälligkeitsdaten
-
PDF-Archivierung: Die exportierten PDFs enthalten alle Daten –
perfekt zur langfristigen Archivierung
Datenschutz & Sicherheit
Sicherheit: Alle Daten bleiben lokal in deinem Browser. Es werden keine
Rechnungsdaten an externe Server übertragen. Deine Rechnungen sind vollständig privat.
Datei auswählen 